كيف يمكن أن تكون السجلات التجريبية المختبرية موثوقة؟

الشروط الضرورية لسجلات المختبر التجريبية الموثوقة

كيف يمكن أن تكون السجلات التجريبية المختبرية موثوقة؟

موثوقية ومصداقية نتائج التحليل المختبري هو توقع ومتطلب أساسي لعكس العمل الفعلي للمختبر. لكي تكون موثوقة وجديرة بالثقة، يجب أن تلبي سجلات التجارب الشروط التالية:

• وضوح الكتابة

يجب أن تتبع جميع سجلات التجارب قواعد نحوية متسقة. تجنب تمامًا استخدام اللغة العامية، والأكواد، وسجلات اللغة الأخرى التي يصعب فهمها. هذا هو السبب أيضًا في ضرورة إدخال شخص ثاني في سجل التجربة للشهادة، ويجب أن يمارس الشاهد سلطة الإشراف هنا.

• النسبة

يجب أن يُنسب إنشاء أي سجل تجريبي إلى مؤلف معين، وبالنسبة للسجلات الورقية، يجب أن يوقع عليها فرد ويُذكر تاريخ التوقيع.

• الوقت الحقيقي

يجب كتابة جميع السجلات في وقت النشاط المحدد. التأخير في الكتابة سيؤثر حتمًا على دقة السجل.

• البدائية

يجب أن تكون جميع السجلات من مصادر مباشرة، وليست سجلات ثانوية. الهدف الرئيسي من هذا التنظيم هو تجنب إدخال أخطاء أثناء النسخ.

• الدقة

يجب أن تعكس سجلات المختبر ما حدث فعلاً. يجب ألا تمحو التغييرات المعلومات الأصلية، ولا يُسمح أبدًا باستخدام سائل التصحيح. لتعديل السجل، يجب أن يكون هناك توقيع الشخص الذي قام بالتعديل، وتاريخ التعديل، وسبب التعديل.

• الاكتمال

تكامل البيانات له دلالات مختلفة حسب نوع التجارب. مصدر البيانات ونوع البيانات يواجهان تحديات مختلفة فيما يتعلق بالتكامل. عادةً، نواجه مشاكل تكامل البيانات بشكل أكبر في المختبرات التحليلية. لتحليل العينة، بالإضافة إلى نتائج تحليل العينة نفسها، يُطلب أيضًا تقارير اختبار صلاحية النظام، وتسلسلات حقن العينة، وطرق معالجة البيانات، وعمليات إعداد العينة، وغيرها. إذا تكررت حقن العينة أو التحليل، يجب أيضًا الاحتفاظ بهذه البيانات، وإلا ستنخفض موثوقية نتائج تحليل العينة بشكل كبير.

• التماسك المنطقي

يعني التماسك المنطقي هنا أن تكون سلسلة الأنشطة في المختبر منطقية من حيث الزمن، بما في ذلك الترتيب الزمني والترتيب المكاني. وبالنسبة لتجارب تحليل العينات، يجب أن يكون هناك تسلسل منطقي للأحداث.

• عدم الحذف

لعدم الحذف معنيان، أحدهما أنه يجب أن يظل واضحًا وقابلًا للقراءة طوال دورة حياة السجل، والآخر أنه لا يمكن حذفه بمجرد إنشائه. يجب أن يُكتب الإدخال اليدوي للسجل بقلم، وليس بقلم رصاص. إذا طُبع السجل على ورق حراري، فسيتغير لونه مع مرور الوقت. في هذه الحالة، يجب نسخه ضوئيًا في الوقت المناسب لضمان مطابقته للأصل، ويجب إرفاق النسخة الضوئية بالأصل.

• التوفر

يجب أن تكون جميع السجلات متاحة للفحص والتدقيق في أي وقت. إذا طلبت جهة تنظيمية مراجعة مستند، يجب أن نكون قادرين على تقديمه خلال 30 دقيقة. لذلك، يجب أن ينشئ المختبر نظام أرشفة. يجب أن تكون السجلات مختومة ومحفوظة بشكل منظم للحفاظ على سلامتها، مثل وجود منشآت أمان محدودة الوصول، وتدابير فعالة للوقاية من الحرائق، والحماية من الرطوبة، وغيرها.